Онлайн-версия издания

Яндекс.Метрика

Как дела? В порядке!

В московском офисе Атомэнергомаша реализованы два офисных ПСР-проекта: «Оптимизация рабочего пространства Управления делами» и «Оперативное хранение документов АЭМ», внедряется проект «Оперативное хранение несекретной управленческой документации».

Автор: Марина Фаминцева

Как дела? В порядке!
Любой проект – это ломка стереотипов, дополнительная нагрузка в работе как для инициаторов, так и для исполнителей. Это всегда нелегко, тем более, когда все «и так нормально работает». ПСР-проекты в этом смысле – не исключение.


Сначала анализ

Инициативная группа из управления делами в составе Марины Фаминцевой, Елены Седовой, Владимира Мирошниченко, Анжелы Шавриной и Юлианны Мельниковой, при поддержке Михаила Хижова и Сергея Петухова, группы ПСР АЭМ, в ноябре прошлого года проанализировала наиболее проблемные участки в работе. Одним из направлений для оптимизации выбрали организацию рабочего пространства в офисе в кабинетах отдела документооборота и отдела контроля.

было.jpg
БЫЛО: Огромное количество шкафов с папками. На поиски нужно документа приходилось тратить много времени 

Что ожидали? 

Глобальная цель данного проекта – повысить исполнительскую дисциплину работников АЭМ при работе с документами, сократив потери рабочего времени на поиск справочной информации и на консультирование со стороны отдела документооборота. Итог впечатляет – потери рабочего времени уменьшились в 2-3 раза. 


Стандартизируем

Как правильно оформить приказ? Как правильно написать письмо? Где взять бланк? Как отправить документы в другую организацию? Что необходимо сделать, чтобы документ был зарегистрирован с соблюдением всех отраслевых требований к оформлению и обеспечению безопасности? Теперь ответы на все эти вопросы для каждого работника АЭМ находятся одним кликом мышкой – памятки по основным процессам документооборота разработаны и размещены в сетевой папке общего доступа и на информационных стендах.


Визуализируем

Пространство в кабинетах нужно было реорганизовать исходя из целесообразности и удобства расположения объектов, с максимальной визуализацией их. Для этого продумали и создали эталон рабочего места, шаблоны для маркировки предметов и объектов. С опорой на них оформили рабочие места в кабинетах отдела документооборота и отдела контроля. Разработали чек-лист, который заполняется работником перед отпуском/обучением/командировкой, и позволяет не упустить важные моменты коллегам, заменяющим того на время отсутствия. Call-центр оснастили гарнитурой, что позволило перераспределять функционал в условиях максимальной нагрузки и увеличения документооборота на участке регистрации входящей корреспонденции.


Храним правильно

Ни для кого не секрет, что организационная структура акционерных обществ часто меняется: реорганизовываются, ликвидируются, переподчиняются структурные подразделения. При этом перераспределяется функционал, что влечет за собой перемещение документов. Данный фактор создает высокий риск преждевременной утраты задокументированной информации, представляющей ценность для акционеров и для последующего архивного хранения. 

Хотя документы с истекшими сроками хранения регулярно утилизируются, за 9 лет существования АЭМ количество папок и дел в структурных подразделениях выросло настолько, что работникам буквально стало тесно на своих рабочих местах. И найти нужный документ становилось все труднее. Выход – централизованное хранение документов, как архивных, так и находящихся в работе, оперативных, подкрепляемое «электронным документооборотом». Обращение к документам на бумажных носителях сведено к минимуму. 

Все шкафы снабжены табличками с надписями зоны хранения архивных дел и документов оперативного хранения. Топографический указатель местонахождения документов отдела документооборота (в электронном виде) позволяет быстро найти нужную бумагу. Первым подразделением, передавшим договоры на централизованное оперативное хранение, стала бухгалтерия.


Продолжим улучшения

В феврале АЭМ в роли одной из пяти организаций-пилотов присоединился к отраслевому ПСР-проекту «Оперативное хранение несекретных управленческих документов». Его цель – и дальше оптимизировать хранение документов в подразделениях, оценить объемы и рассчитать площади для определения централизованного хранилища дел. На основе опыта и наработок организаций-пилотов отраслевой архивный оператор – частное учреждение «Центратомархив» – разработает методические рекомендации по организации централизованного оперативного хранения для всех предприятий Росатома.

стало1.jpg

СТАЛО: Процесс оформления дел значительно упростился. Документы систематизированы. Освободилось пространство в рабочих кабинетах



Дышать стало легче

Каковы же итоги офисных ПСР-проектов в АЭМ? За счет утилизации черновиков и бесцельно хранимых копий высвободилось колоссальное количество рабочего пространства в рабочих кабинетах: от нескольких полок до целых шкафов. В подразделениях найдены и сданы на архивное хранение считавшиеся давно утраченными дела. Документы своевременно оформляются в соответствии с номенклатурой дел и передаются на архивное хранение без потерь. 

Главное же достижение проекта – до каждого сотрудника дошла мысль о том, что все дела надо содержать в сохранности, о личной ответственности за порядок в документах. 

Сейчас рабочая группа проекта подсчитывает количество папок-дел, которые планируется передать на централизованное оперативное хранение, и необходимую площадь помещения под архивохранилище. Продолжится топографирование местонахождения папок-дел, хранимых в подразделениях.

ПСР

я знаю на эту тему больше

© 2014 ОАО «Атомэнергомаш». Атомное и энергетическое машиностроение.
115184, г. Москва, Озерковская наб. д. 28, стр.3
Свои вопросы и предложения присылайте по адресу info@vestnik-aem.ru    "МедиаЛайн"